Regionavdelinger

Regionavdelinger

Regionleddet er bindeleddet mellom administrasjonen og lokallagene, hvor det vesentligste av aktivitetene for medlemmene foregår. Regionen skal være et serviceorgan som bistår lokallagene og koordinerer og leder virksomheten i regionen. Hageselskapet har én region for hvert fylke, men med mulighet for å slå sammen regioner dersom det av geografiske eller økonomiske hensyn kan være praktisk eller ønskelig.

Mange regioner benytter seg av tilbud om gratis kontorplass i Fylkesmannens landbruksavdeling, ofte kombinert med en ansatt sekretær i 20 prosent stilling, lønnet med tilbakeføringsmidler fra Hageselskapet sentralt. Regjeringen vil avvikle ordningen med gratis kontorplass fra 1. juni 2016.

Regionavdelingen har et styre med egne vedtekter godkjent av landsstyret. Regnskap, budsjett og arbeidsplaner vedtas av representantskapet i regionen.

Regionavdelingens arbeidsområder

Regionstyrets ansvar er todelt:

– Vurdere situasjonen i regionen fortløpende og ta de nødvendige beslutninger for å sikre en positiv drift og utvikling.

– Utføre de konkrete arbeidsoppgavene som påligger en regionavdeling.

Arbeidsoppgaver

  • Avholde årsmøte iht vedtektene.
  • Drive virksomheten i regionen etter budsjett og arbeidsplan vedtatt på representantskapsmøtet.
  • Holde lokallagene oppdatert på informasjon fra sentralt hold.
  • Bistå lagenes styrer i deres arbeid.
  • Etablere nye lokallag der dette er relevant.
  • Revitalisere eller nedlegge sovende lag.
  • Følge opp beslutninger og vedtak som fattes i representantskapet og landsstyret.
  • Avholde minst ett felles møte for lagene i tillegg til representantskapsmøtet.
  • Koordinere og lede arbeidet med regionens programårbok Hva skjer.
  • Vedlikeholde og oppdaterer regionens hjemmeside på hageselskapet.no.
  • Vedlikeholde lister over foredragsholdere og besøkshager som lagene kan benytte i sine aktiviteter.
  • Arrangere fellesarrangementer der dette er relevant.
  • Skaffe inntekter gjennom lokale prosjekter eller sponsorstøtte.
  • Arbeide for hagesaken overfor kommunale og fylkeskommunale myndigheter.
  • Drive aktivt informasjonsarbeid gjennom lokal presse/radio og fjernsyn.
  • Samarbeide med andre organisasjoner.

Oppgaver som går utover de vanlige sekretæroppgavene må fordels på styremedlemmene som arbeidskollegium, i tillegg til at styret er et beslutningsorgan.

Styret i regionavdelingen

Styret består normalt av leder og fire medlemmer, med to varamedlemmer. Sistnevnte har møterett men ikke stemmerett (se § 8 i normalvedtektene for region). Styret velges av representantskapsmøtet og skal lede arbeidet i fylkesavdelingen iht. vedtektene, vedtatt budsjett og arbeidsplan, samt øvrige vedtak fattet på representantskapsmøtet. Styrets sammensetning er som regel leder, nestleder, sekretær (hvis ikke ansatt i 20 prosent stilling), kasserer og studieleder.

Representantskapsmøtet

  • Start planleggingen i god tid, og følg vedtektene nøye.
  • Innkalling med saksdokumenter sendes ut iht vedtatte frister.
  • Møteleder/ordstyrer bør velges utenfor styret.
  • Årsrapporten leses høyt og det gis adgang til kommentarer fra deltakerne.
  • Regnskapet skal være revidert, tilstrekkelig detaljert og bør presenteres i en oppstilling sammen med budsjettet og fjorårsresultatet for sammenligning. Alle inntekter og kostnader skal føres. (Bruttoregnskap ikke nettoregnskap)
  • Arbeidsplanen presenteres og forklares.
  • Budsjettet skal være tilstrekkelig detaljert og bør presenteres sammen med årets regnskap og gjerne fjorårets budsjett for sammenligning.
  • Valgkomiteen legger fram sin innstilling og ordstyrer gjennomfører valget iht vedtektene.
  • Andre saker som er ført opp på sakslisten behandles til slutt.
  • – Etter at representantskapet er hevet, er det praktisk å ta opp andre saker av felles interesse og å ha sosialt samvær.